Chaque année, les organisations québécoises assujetties à la Loi sur les compétences doivent documenter leurs dépenses de formation et les déclarer à Revenu Québec. Pour beaucoup, c’est un exercice chronophage : compiler les présences, retrouver les attestations, additionner les heures par employé, vérifier les pièces justificatives. Un SGA / système de gestion de l’apprentissage bien configuré automatise l’essentiel de ce travail. Voici concrètement comment.
L’essentiel à retenir
- Toute organisation québécoise dont la masse salariale dépasse 2 M$ doit investir au moins 1 % en formation et déclarer ces dépenses à Revenu Québec.
- Un SGA centralise automatiquement les données nécessaires à cette déclaration : heures, présences, résultats, attestations.
- Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 6 ans : un SGA les produit et les archive sans intervention manuelle.
- Certaines dépenses liées à un SGA peuvent être admissibles au titre de la Loi du 1 % : sous conditions à valider avec la CPMT.
Ce que la Loi du 1 % exige concrètement de votre organisation
La Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre impose deux obligations distinctes aux employeurs dont la masse salariale dépasse 2 millions de dollars.
L’obligation d’investir et de documenter
L’organisation doit consacrer au moins 1 % de sa masse salariale à des activités de formation admissibles au bénéfice de son personnel. Ces activités doivent viser le développement des connaissances, des habiletés ou des aptitudes des employés dans un contexte de travail donné, et s’inscrire dans un processus structuré avec des objectifs d’apprentissage précis.
Ce que Revenu Québec attend comme justificatifs
Les dépenses doivent être déclarées annuellement à Revenu Québec. La CPMT précise que les pièces justificatives doivent être conservées pendant 6 ans et peuvent inclure :
- les factures et coûts de formation,
- les plans de formation,
- les attestations de formation,
- les registres de présence,
- les documents identifiant le personnel formé et les heures consacrées,
- les registres de paie.
C’est précisément cette liste qui pose problème aux organisations sans système centralisé : réunir ces éléments après coup, pour plusieurs dizaines ou centaines d’employés, représente un travail considérable.
Ce qu’un SGA doit documenter pour vous
Un SGA bien configuré produit automatiquement la majorité des pièces justificatives exigées. Voici ce qu’il doit être en mesure de générer :
- Heures de formation par employé : par modalité (e-learning, classe virtuelle, présentiel) et par période,
- Registres de présence : pour les sessions synchrones et présentielles, avec horodatage,
- Taux de complétion et résultats : par formation, par département, par employé,
- Attestations et certificats : émis automatiquement à la complétion, avec date et identifiant unique,
- Coûts associés : si la plateforme permet de lier les dépenses de formation aux parcours,
- Historique exportable : rapport consolidé par employé sur une période donnée, prêt à archiver.
Un responsable formation gérant 300 employés avec des parcours hybrides peut extraire en quelques minutes le rapport annuel complet qui lui aurait demandé plusieurs jours de compilation manuelle.
Les dépenses liées à votre SGA sont-elles admissibles ?
La réponse est nuancée.
La CPMT reconnaît comme admissibles les dépenses liées aux activités d’apprentissage virtuel (e-learning, formation interactive via technologies de l’information), incluant le coût de la formation et le salaire des personnes qui la reçoivent. Elle reconnaît également les dépenses engagées pour élaborer ou adapter une formation, créer du matériel pédagogique ou déterminer les besoins de formation.
En revanche, le coût d’un abonnement SaaS à un SGA ne figure pas explicitement dans les catégories listées. Le guide CPMT mentionne toutefois le recours aux technologies de l’information au prorata de leur utilisation aux fins de formation comme dépense potentiellement comptabilisable.
La règle d’or : ne jamais présumer de l’admissibilité d’une dépense sans la valider. Consulter le guide officiel des dépenses de formation admissibles et, au besoin, l’outil interactif d’analyse mis à disposition par la CPMT sur son site.
FAQ – Loi du 1 % et SGA
Un abonnement SaaS à un SGA est-il une dépense admissible ?
Pas automatiquement. La CPMT reconnaît les dépenses liées aux technologies de l’information au prorata de leur utilisation aux fins de formation. Si votre SGA est utilisé principalement pour diffuser des formations admissibles à vos employés, une partie du coût peut être comptabilisable. Valider votre situation spécifique via l’outil interactif disponible sur cpmt.gouv.qc.ca avant de l’inscrire dans votre déclaration.
Comment prouver les heures de formation présentielle dans un SGA ?
Un SGA moderne permet de saisir ou d’importer les listes de présence, les durées de session et les résultats d’évaluation terrain. Ces données, exportables en rapport signé, constituent les registres de présence exigés par la CPMT. Sans SGA, cette documentation reste manuelle et difficile à auditer sur 6 ans.
Que se passe-t-il si mon organisation ne documente pas correctement ses formations ?
L’organisation reste tenue de verser à Revenu Québec la différence entre sa cible d’investissement (1 % de la masse salariale) et les dépenses réellement documentées et admissibles. Ces sommes sont versées au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO). Le gouvernement du Québec a par ailleurs multiplié les vérifications de conformité ces dernières années.
Tactic! LMS génère-t-il les rapports nécessaires à la déclaration ?
Tactic! LMS est conçu pour centraliser les données de formation : heures par employé, présences, complétion, certifications. Pour savoir précisément quels rapports sont disponibles et dans quel format, l’équipe Edu-Performance peut vous accompagner dans l’évaluation de vos besoins de conformité spécifiques.
Passez à l’étape suivante avec Tactic! LMS
La conformité à la Loi du 1 % n’est pas qu’une obligation administrative : c’est aussi une opportunité de structurer vos formations et d’en mesurer l’impact. Un SGA bien configuré transforme cette contrainte en avantage opérationnel.
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